Doppelte Buchführung: Was Sie wissen müssen

Die doppelte Buchführung (Doppik) ist eine Methode der Finanzbuchhaltung, die auf dem Prinzip basiert, dass jeder Geschäftsvorfall zweifach erfasst wird: auf einem Konto im Soll und auf einem anderen Konto im Haben. Doppik ermöglicht es, den Gewinn und die Vermögenslage eines Unternehmens zu ermitteln und einen Jahresabschluss zu erstellen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche rechtlichen Belange die Doppik betreffen, wann sie notwendig ist und wie sie funktioniert. Wir erklären Ihnen auch einige Beispiele, um Ihnen die Grundlagen der Doppik zu veranschaulichen.

Die rechtlichen Belange der doppelten Buchführung

Doppik ist in Deutschland gesetzlich geregelt. Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt vor, dass alle Kaufleute zur Doppik verpflichtet sind. Das sind Personen oder Gesellschaften, die ein Handelsgewerbe betreiben oder in das Handelsregister eingetragen sind. Dazu gehören zum Beispiel:

• AG
• GmbH
• OHG
• KG

Auch andere Unternehmer können zur doppelten Buchführung verpflichtet sein, wenn sie bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten. Das Einkommensteuergesetz (EStG) legt fest, dass Unternehmer, die im vorangegangenen Jahr mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn erzielt haben, eine Bilanz erstellen müssen. Dafür ist die Doppik erforderlich.

Die Doppik muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Das bedeutet unter anderem, dass die Buchführung vollständig, richtig, zeitnah und nachvollziehbar sein muss. Die Buchungen müssen auf Belegen basieren, die geordnet aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre für Bücher und sechs Jahre für Belege.

Die doppelte Buchführung dient auch als Grundlage für die Steuererklärung. Die Finanzbehörden können die Buchführung prüfen und gegebenenfalls berichtigen. Die Übermittlung der Buchführung an das Finanzamt erfolt auf elektronischen Wege. Dafür gibt es verschiedene Formate, wie zum Beispiel die elektronische Bilanz (E-Bilanz) oder die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K).

Die Notwendigkeit der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein nützliches Instrument für die Unternehmensführung. Die doppelte Buchführung hat folgende Vorteile:

• Sie gibt einen genauen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens. Die Bilanz zeigt das Vermögen und das Kapital des Unternehmens an einem bestimmten Stichtag. Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum.
• Die doppelte Buchführung ermöglicht eine effektive Planung und Kontrolle des Unternehmens. Die doppelte Buchführung liefert wichtige Kennzahlen, wie zum Beispiel die Liquidität, die Rentabilität oder die Eigenkapitalquote. Diese Kennzahlen helfen bei der Beurteilung der Leistungsfähigkeit und der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Sie bietet eine hohe Transparenz und Sicherheit für das Unternehmen. Die doppelte Buchführung folgt dem Prinzip der doppelten Ergebnisermittlung. Das bedeutet, dass der Gewinn oder Verlust des Unternehmens sowohl aus der Bilanz als auch aus der GuV abgeleitet werden kann. Diese Übereinstimmung gewährleistet die rechnerische Richtigkeit der Buchführung.

Die Grundlagen der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung basiert auf einigen Grundlagen, die Sie kennen sollten, um die Buchführung zu verstehen und durchzuführen. Die wichtigsten Grundlagen sind:

• Konten: Ein Konto ist eine Rechnung, auf der die Geschäftsvorfälle eines bestimmten Bereichs erfasst werden. Es gibt verschiedene Arten von Konten, wie zum Beispiel Bestandskonten, Erfolgskonten oder Privatkonten. Jedes Konto hat zwei Seiten: die linke Seite heißt Soll und die rechte Seite heißt Haben. Auf den Bestandskonten werden die Vermögenswerte und Schulden des Unternehmens gebucht. Auf den Erfolgskonten werden die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens gebucht. Auf den Privatkonten werden die Entnahmen und Einlagen des Unternehmers gebucht.
• Buchungssätze: Ein Buchungssatz ist eine Anweisung, wie ein Geschäftsvorfall auf den Konten gebucht wird. Er besteht aus mindestens zwei Teilen: dem Soll-Konto und dem Haben-Konto. Dabei gilt die Grundregel: Soll an Haben. Das bedeutet, dass das Soll-Konto im Soll und das Haben-Konto im Haben gebucht wird. Der Betrag im Soll und im Haben muss immer gleich sein. Ein Beispiel für einen Buchungssatz ist: Bank an Kasse 500 Euro. Das bedeutet, dass 500 Euro von der Kasse auf das Bankkonto überwiesen werden. Dabei wird das Konto Bank im Soll und das Konto Kasse im Haben gebucht.
• Bilanz: In einer Bilanz wird Vermögen und Kapital zu einem gewissen Stichtag gegenübergestellt.. Sie besteht aus zwei Teilen: der Aktivseite und der Passivseite. Auf der Aktivseite werden die Vermögenswerte des Unternehmens aufgeführt, wie zum Beispiel Anlagevermögen oder Umlaufvermögen. Auf der Passivseite werden die Kapitalquellen des Unternehmens aufgeführt, wie zum Beispiel Eigenkapital oder Fremdkapital. Die Summe der Aktivseite muss immer gleich der Summe der Passivseite sein.
• Gewinn- und Verlustrechnung: Bei der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) handelt es sich um eine Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Sie besteht aus zwei Teilen: der Ertragsseite und der Aufwandsseite. Auf der Ertragsseite werden die Einnahmen des Unternehmens aufgeführt, wie zum Beispiel Umsatzerlöse oder Zinserträge. Auf der Aufwandsseite werden die Ausgaben des Unternehmens aufgeführt, wie zum Beispiel Materialaufwand oder Personalaufwand. Die Differenz zwischen der Ertragsseite und der Aufwandsseite ist der Gewinn oder Verlust des Unternehmens.

Die Beispiele für die doppelte Buchführung

Um Ihnen die doppelte Buchführung zu veranschaulichen, zeigen wir Ihnen einige Beispiele für typische Geschäftsvorfälle und wie sie gebucht werden.

• Beispiel 1: Der Unternehmer kauft eine Maschine für 10.000 Euro auf Ziel (d.h. auf Rechnung). Dieser Geschäftsvorfall erhöht das Anlagevermögen des Unternehmens um 10.000 Euro (Aktivtausch). Gleichzeitig erhöht er das Fremdkapital des Unternehmens um 10.000 Euro (Passivtausch). Der Buchungssatz lautet: Maschinen an Verbindlichkeiten 10.000 Euro.
• Beispiel 2: Der Unternehmer verkauft Waren für 5.000 Euro gegen Barzahlung. Dieser Geschäftsvorfall erhöht das Umlaufvermögen des Unternehmens um 5.000 Euro (Aktivtausch). Gleichzeitig erhöht er den Umsatzerlös des Unternehmens um 5.000 Euro (Bilanzverlängerung). Der Buchungssatz lautet: Kasse an Umsatzerlöse 5.000 Euro.
• Beispiel 3: Der Unternehmer zahlt Löhne für 3.000 Euro in bar aus. Dieser Geschäftsvorfall verringert das Umlaufvermögen des Unternehmens um 3.000 Euro (Aktivtausch).

Fazit:

Die doppelte Buchführung ist nicht nur ein notwendiges Übel für viele Unternehmen, sondern auch ein wichtiges Instrument, um ein Unternehmen zu führen. Mit den verschiedenen Unterthemen wie die Gewinn-und-Verlust-Rechnung können Sie als Unternehmer genau abwägen, wo eventuell Verbesserungen vorgenommen werden müssen. Die doppelte Buchführung ist in diesem Zusammenhang ein gutes Mittel, um Analysen zum Unternehmen zu führen. Dafür sind Bilanzkennzahlen sehr nützlich.